小组织的职责隔离和与现金有关的挑战

作为注册会计师,我们经常被要求担任小型志愿者组织的财务主管(i.e.:业主协会、校友会、专业协会等.).  这些和其他小型盈利性组织面临的最大挑战之一是如何恰当地划分职责,以防止或发现欺诈或错误. 职责分离指的是需要一个以上的人来完成一项任务. 当组织没有足够的资源来有效地划分关键职责时, 领导层可以采取措施,通过将最佳实践纳入他们的现金收入和现金支付过程,来降低风险.

在现金收入过程中, 1)付款收据, 2)银行存款, 3)将记录角色分开,以确保现金的收存和支票支付之间不会发生资金截留. 

  • 在可能的情况下, 由财务主管以外的人接收并记录所有现金和支票收据. 这阻止了一个人对所有流入资金的唯一知识. 这个角色可以由办公室经理有效地执行.
  • 如果组织的现金收入与应收账款相抵消, 万博平台app下载的财务主管以外的人应该定期提醒有未付余额的客户. 如果收到付款, 但没有由财务主管记录, 客户可能会联系发送方确认收到付款.

在现金支付过程中, 1)授权, 2)付款, 3)银行对帐单, 4)记录步骤应分开,以确保资金只支付给批准的金额的授权供应商.

  • 另一个人应该只拥有查看银行账户的权限,并定期查看交易. 偶尔的调查进一步确保财务主管知道他们的活动是被观察的,并作为防止欺诈的预防控制. 如果可能,这个人还可以执行每月的银行调节.
  • 所有付款的收据都应该存放在一个地方,这样就有另外一个人可以定期合理地审查. 这通常是同一个人,他只拥有查看银行账户的权限. 例如,银行帐户可以显示支付给办公用品供应商,这是合理的. 然而, 在审查收据后, 这个人可能会注意到,购买的物品包括一些个人物品. 通过要求将收据存放在另一个人可以访问的地方, 这对万博平台app下载来说既是一种预防控制,也是一种检测控制.
  • 财务主管以外的人应该在会计系统中单独设置所有新的供应商. 这可以防止财务人员记录未经授权的供应商的付款. 

除现金收入和现金支出外, 应该考虑以下最佳实践来进一步降低与小型组织相关的风险.

  • 考虑交叉培训另一个人来履行财务主管的职责,然后让他们在财务主管休假期间履行这些职责,以确保流程按照预期进行.
  • 至少每季度, 另一个人应该审阅预算到实际报告和本年度到前一年活动报告.  所有的差异应由财务主管解释.

实现新流程不仅耗时而且具有挑战性, 尤其是在一个很小的会计部门. 沟通预防和检测控制的好处是关键,以便所有员工了解为什么要实施控制.

外部顾问在执行阶段是有益的,以防止财务职能感觉受到管理部门的单独挑出. 新万博app下载可以帮助解释流程变更的好处和原因,在现金处理过程中必须实施以保护万博平台app下载的资产.  联系 kpratte@www.4ugod.com 或者帮助你确保你的控制环境在职责上有适当的隔离.

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