克丽丝Pratte

导演

小企业的职责分离和现金相关挑战

作为控制者和会计师, 我们经常被要求为小企业和志愿者组织担任财务主管. 这些和其他小型营利性组织面临的最大挑战之一是适当地分离职责,以防止或检测欺诈或错误.

什么是职责分离?

职责分离是指需要不止一个人来完成一项任务, 尤其是在欺诈风险很高的地方. 当组织没有足够的资源来有效地划分职责时, 领导层可以采取措施降低现金收入和现金支出过程中的风险.

现金收入

付款收据、银行存款和记录角色应该分开 在现金收讫过程中,确保资金在收讫和存入之间不被拦截. 如有可能,应由财务主管以外的人接收所有现金和支票收据,并将其归档.

这可以防止一个人对所有流入的资金有唯一的了解. 在许多组织中,这个角色由办公室经理有效地执行.

如果组织的现金收入抵消了应收账款, 财务主管以外的人应该定期向有未偿余额的客户发出提醒. 如果付款已收到但未记录, 客户可能会伸手确认收到付款.

现金支付

在现金支付过程中, 授权、支付、银行对帐和记录步骤应该分开 确保资金只按批准的金额支付给授权供应商.

组织需要除财务主管以外的另一个人,对银行账户只有查看权限,以定期审查交易. 定期评估是防止欺诈的预防性控制措施. 这个人还可以执行每月的银行对账.

收据及供应商

所有付款的收据应存放在除财务主管以外的人可以定期查看的地方. 对于很多组织来说, 这个人将是对银行账户只有查看权限的同一个人.

要求收据存储在该个人可以访问的位置,作为组织的预防和侦查控制.

财务主管以外的人也应该有权在组织的会计系统中设置所有新的供应商. 这样可以防止司库记录未授权供应商的付款.

让独立于支付流程的人来建立新的供应商,以确保提供适当的支持文件,并确保所提供的商品和服务看起来是合法的,这一点至关重要.

最佳实践

职责分离是任何企业可持续风险和欺诈管理的基本组成部分.

当你的组织划分职责时,要考虑以下四类职责:

  • 授权: 有权的:能够授权使用或购买资产的.
  • 保管: 对资产有实际控制.
  • 记录: 有权进入和解除资产交易的.
  • 和解: 对资产账目进行核对.

 

小企业的责任分离

在一个理想的系统中,不同的员工将执行这四个主要职能. 除了现金收入外, 现金支付, 税种分类, 以下最佳做法可进一步降低与小型企业有关的风险:

  • 考虑交叉培训另一个人来履行财务主管的职责.
  • 除了司库之外,还有一个人应该审查预算到实际的报告和当年到上年的活动报告.

如果你的小企业或非营利组织需要帮助,建立一个控制环境,适当程度的职责隔离, 联络克里斯·普拉特(kpratte@4ugod.com).

 

 

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