符合合约规定的采购最佳做法

作者:Ryan Warner,数据分析总监 & 成本回收

符合合约规定的采购最佳做法

遵守合同已成为大型采购集团的标准做法. 该流程为管理层提供了有关供应商绩效的宝贵信息, 第三方关系的透明度, 流程/合同改进的机会,通常是将资金带回底线.

可由采购人员在内部对合同的合规性进行评估, 作为组织内部审核组的一项职能,或通过与第三方合作进行审核. 然而,组织选择处理合同遵守过程, 下面是一个成功的审计程序的常见因素.

1.动态契约存储库 -有几个选项可供组织存储他们的合同和跟踪条款, 修订及更新. 该功能应与组织的操作需求相匹配,以最大限度地提高效率和工作流程.

2.明确的指标 -组织应确定最有意义的度量标准和评估合规性和性能所需的数据点. 典型的数据包括应付账款、供应商账单、基准测试和服务水平.

3.标准合同模板 -有一套标准的主协议, 工作说明, 定期审查和更新的修正案和有关文件将简化和加强承包过程.

4.合同条款库 -标准合同条款库,包括强制性/可选性条款的说明,将改善合同流程. 至少, 子句库应该包括一个审核子句, 定价标准, 付款条件, 完整协议条款, 术语 & 终止参数、权利设定等.

5.合同审核程序 -合同合规问题只能通过对供应商账单记录的详细审查来发现. 这个过程可以在内部执行,也可以外包给经验丰富的团队,他们可以识别账单问题并帮助组织恢复资金.

6.合同谈判/更新工作流程 -遵守合同更新的工作流程有助于确保合同过程中所有相关步骤都被采取. 步骤将包括更新条款 & 条件, 谈判和批准,并纳入合同审计过程中发现的任何改进和控制措施.

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