员工福利计划审计常见问题

拥有超过20年的员工福利计划审计经验，并协助了数百次审计, 明视集团的保证 & 咨询总监 迈克·布赫 和经理, 玛格丽特·迈克尔, 为即将进入雇员福利计划审计季的人士列出常见问题:

问:美国劳工部(dol)在审计中最关注的领域是什么?

答:我们看到劳工部继续关注拖欠的工资存款和流失的参与者. 雇员退休收入保障法(ERISA)要求雇员的供款不迟于15年存入^th business day of the month following the pay date; however, that is not a safe harbor. DOL的期望是计划发起人建立一个汇出这些捐款的政策，并且他们遵守该政策.

一般来说, the DOL looks to see that Sponsors take less than 7 days to remit; however, 如果你能在1-2天内汇款, 他们希望你能在1-2天内汇款. 如果发生异常事件(如.e. 停电, 自然灾害, 执行新工资系统的问题)导致汇出延迟, 最好的办法就是把它记录下来. If it’s truly unusual you likely don’t need to consider that late; however, 因假期而经常缺勤, 假期, 请病假不会被认为是不寻常的.

关于丢失的参与者, 劳工部希望确定计划发起人是否有适当的系统来定位“丢失的参与者”.在许多情况下，计划的记录保管员可以协助完成这一职能，但通常赞助商不知道记录保管员在执行哪些步骤. 因此，他们不知道什么时候需要参与进来，把它带到下一个层次. 我们的团队建议赞助商采用正式的政策并将其记录下来. 文件应包括记录保管员执行的步骤，以及如果记录保管员不成功将采取的步骤. 这些措施可以包括雇用商业定位服务或联系信用报告机构.

我们的团队还看到，DOL有兴趣确保计划发起人监督没收. 这既包括确保监测适当的归属，也包括没收物的使用. 计划文件规定了这两个方面，而赞助者应确保他们遵循计划文件.

问:什么时候审计需要ERISA律师参与?

答:一般, ERISA counsel would not be necessary during an audit; however, 每当发生重大操作错误时, 计划发起人应考虑是否有必要聘请ERISA法律顾问. 计划发起人能够自我纠正许多操作错误，例如汇款延迟, 计算合资格工资或供款或归属时出现轻微错误. 当发现较大的错误时，例如计算合格工资时的重大错误，或者确定存在遗漏的计划修订，我们建议与ERISA律师交谈.

问:富达债券vs. 信用保险? 你如何向客户解释这一点?

答:ERISA要求每个管理该计划的资金或其他财产的人都有一份保真债券. 这样做的目的是保护计划免受计划受托人或其他管理计划资金的人的欺诈或不诚实行为造成的损失. 如果受托人或其他人与现金有实际接触，则被认为是管理计划资金的人, 支票或其他财产, 或者有能力将计划资金转移给自己或第三方. 计算供款或处理工资的个人不会被视为上升到处理计划资产的水平，除非他们也有权削减支票并向信托基金汇款. 因为计划受托人可以对计划参与者的全部损失承担个人责任, 他们通常会想要信托保险，这种保险可以为他们的角色(诚实的错误)造成的损失提供一些保护，但通常不会为欺诈或不诚实造成的损失提供保护.

问:您认为计划发起人和记录保管人/第三方管理人(tpa)最大的缺陷是什么??

答:我们发现错误的三个主要方面是:

• 在确定合格工资方面的错误
• 晚汇款
• 授权计算中的错误

关于合资格工资, 错误通常发生在计划发起人未就“额外工资”(即奖金)适当查阅计划文件时, 佣金, 美国专利商标局奖金, 等.

行权计算中的错误通常是因为计划发起人不了解计划文档对完成一年行权意味着什么的定义. 例如, 如果一年的归属被授予工作1,即使参与者只工作了半年，他们也会获得一年的奖励. 也, 很多时候，计划发起人不监督记录保管人正在进行的归属计算，因此他们不能及时识别记录保管人所犯的错误.

问:你建议客户如何严格控制流程以确保合规?

A:我们在计划中看到的一个挑战是，赞助商可能会对谁负责各种功能感到困惑. 通常是会计和人力资源的混合. 我们建议发起人记录各种计划流程，并包括每个流程的负责人.

有关员工福利计划流程的更多信息，请联系:

• 迈克·布赫，鉴证总监 & 咨询在 mbuher@4ugod.com
• 玛格丽特·迈克尔，保险经理 & 咨询: mmichael@4ugod.com